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虹口科投协同办公平台案例

发布时间:2018-01-11 12:42  来源:www.xjshzzy.com   浏览次数


一、用户简介
上海虹口科技投资发展有限公司(以下简称“科投公司”)成立于2014年11月,注册资本金1亿元。是虹口区人民政府下属的功能类企业。科投公司主要功能职责为虹口区内园区的开发、建设和运营,科投公司成立之初,就通过一系列资本运作对国资进行了整合,现下属企业7家,其中控股3家,参股4家。
通过三年规划,未来科投公司将会挖掘整合虹口资源,跟踪储备项目,通过设立母基金引导子基金等方式,将科投公司打造成集金融、商业、产业、园区一体化的功能性控股集团。
二、系统概述
按照“一套系统、一个平台、一个门户、二级应用”的总体建设思路,构建一个基于互联网的、电子一体化的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户,满足跨时间、跨区域、跨部门的现代化协同办公要求;根据不同的业务,建立分类的企业知识库,形成企业的知识地图,将人员、流程和业务知识紧密集成在一起,促进信息的有效利用和科技创新。
从应用的层面看,本平台以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动,并完成相关数据库的更新。对于系统本身,任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心,其他所有的模块都围绕本平台工作,共同完成本平台所要求的相关应用。
从管理的层面上看,本平台的设计应基于资源协同,实现“以点带面”和“协同运作”,任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来,并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源,从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作,而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。
 
2.1系统架构
 

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系统架构图
 

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系统架构部署图
 
2.2 系统模块
1、流程管理模块-电子化企业工作流程,打通业务运作各个环节,提升企业运营效率。
2、门户管理模块-以用户关注和数据整合为对象,及时聚合推送用户所需要的信息,建立统一工作中心
3、文档共享模块-搭建企业的知识库,为知识的积累,共享和创新提供一个平台。
4、移动管理模块-通过移动终端实现PC端管理平台应用功能同步,处理日常办公事宜
5、会议管理系统-会议室管理、会议申请及通知提醒、会务安排、会议决议执行智能化体系管理
6、合同管理模块– 合同管理,包括合同查询,编辑,终止,删除等功能
7、项目管理模块– 项目管理,包括项目的新增,查询,WBS,任务分配等功能
8、房屋租赁模块– 房屋租赁管理,包括房屋租赁信息的新增,查询,管理,以及收费单据管理。
 
2.3 模块功能
2.3.1流程管理模块
可以对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作。工作流管理是提高组织效率的有效工具。
由于采用了电子化的方式处理工作流,与传统的纸张操作相比,每个请求都被可靠地保存而不会丢失。请求一旦被创建,就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人,无论是请求的处理还是信息的反馈都得以高效地进行,即便是相关负责人出差也不会延误工作的进展。同时,完全电子化的工作流保证了企业运作的规范化和透明化。
功能简介
功能名称   功能描述  
1)新建工作   重新发起一条工作流  
2)工作查询   现有工作流程的查询。可以根据日期,状态,名称等查询。  
3)工作终止   强制终止某一流程。  
4)日常安排   在系统提供的日历上进行编辑,对于未来的工作进行规划。  
 
2.3.2门户管理模块
门户管理模块的最显著特点是:实时获取、统一集中化、应用个性化、信息权限管控,最关键的是实现对信息内容的有效利用。
门户模块具有严谨的权限控制体系,保证构建的不同类型信息门户及信息板块可独立提供给相应使用者查阅。
门户模块完美的与其他模块协同运作,自动获取最新信息、及时把变更后的内容反推到各个模块中。
1、功能简介
功能模块   功能描述  
1.  主Banner   首页主显示滚动区,会根据鼠标的悬停变更显示内容。  
2.  主页待办事项   显示流程中与该账户相关的流程信息,点击后跳转至具体的流程内容。  
3.  主页文档中心   显示最新的文档更新信息,点击后跳转至具体文档内容。  
4.  主页项目动态   显示最新的项目近况,点击跳转至项目具体内容。  
5.  公司新闻   显示公司的新闻近况  
6.  公司简介   显示公司的基本信息  
7.  组织架构   显示公司的组织架构图  
8.  荣誉档案   显示公司获得的荣誉档案  
9.  内部公告   公司的全体性通知  
10.内部通讯录   用于对于公司的基本通信信息查询。  
 
2、功能截图

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个人门户首页

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个人工作中心

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个人日程安排

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公司新闻
 

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内部通讯录
 
2.3.3文档共享模块
建立企业规模的文档管理机制,将目前主要由员工个人维护管理的文档,集中在部门、公司一级进行管理,在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。“层次化”管理各种文档,如参考档案管理的模型和思路,将各种文档分门别类进行层次化的目录管理,以及使用关键字或全文索引,方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理,包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制,保证员工所访问的是最新和有效的文档。实现文档处理过程的工作流自动化,如自动发送审批请求、自动催办等。
通过泛微的知识管理解决方案,总体可实现:
1)   帮助建立统一的知识库:建立建议书、方案、案例等经验和培训文档、工作指南、模板等技能知识库
2)   建立知识地图充分共享利用知识:根据不同岗位、面向行业、业务发展制定相应的知识地图
3)   搭建专家网络:建立专家网络库,实现网络求助、在线解答和头脑风暴
4)   建立员工自助中心:提供知识学习资料在线下载和积累创新
5)   建立知识分享共享体系:通过知识推送、订阅、收藏充分利用知识辅助到业务工作
6)   建立知识安全管控体系:需在保证安全、机密的基础上开放知识共享
7)   ISO质控文件管理:通过知识后台配置,灵活实现ISO质控文件的核心管理
1、功能简介
功能模块   功能描述  
1)文档查询   支持对于现有文档使用关键字模糊查询  
2)文档结构搭建   支持对于文档分类进行自定义构建  
3)文档上传下载   支持对于相关文档的上传下载  
4)显示权限控制   支持对用户账号进行页面显示的权限控制  
 
2、功能截图

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文档共享模块
 
2.3.4移动管理模块
企业通过移动端产品使员工在任何时间、任何地点通过智能终端实现公文流转审批、 日程实时安排、信息及时推送、客户动态管理、数据追踪查找等日常工作,并提供多种数据接口,无缝对接企业现有系统。
移动管理模块不仅仅是把企业IT价值从PC端转移到移动客户端,为企业提供移动互联网的统一入口,更重要的是,移动端产品可以将企业在很多方面带来变革 ,移动管理模块将带来企业:
l  移动管理模块为构建起以客户为中心的组织
l  移动管理模块让你的组织信息更加对称
l  移动管理模块让流程更加高效
l  移动管理模块让你的团队更加积极主动
l  移动管理模块让你的组织更加扁平
功能简介
功能名称   功能描述  
1)信息同步   同步OA系统首页的相关内容,企业公开信息等内容。  
2)通讯录   快速查询内部员工通讯录,直接拨打电话、发送短信、发送邮件。  
3)流程审批   可以查看到个人所有相关的待办,已办,办结,抄送等事宜,可随时做审批流程、发起流程。  
4)信息查看   实时同步系统内公告新闻信息,并可直接通过信息标题进入到信息主页面进行查看信息内容。  
 
 
2.3.5会议管理模块
1、功能简介
功能模块   功能描述  
1)会议申请   可以选择事前设置好的会议类型,填写好会议必要信息(包括:起止时间、会议室、主题内容、参与人等),提交会议,等待审批通过;  
2)审批会议   拥有会议审批权限的人员在有待审批会议的时候可以点击确认,那么此会议申请即为成功,新建会议时的信息方可生效;  
3)查询会议   根据会议类型、状态、时间、参加人等因素查询搜索到相关会议信息;  
 
 
2、功能截图

9


会议信息查询
 
2.3.6合同管理模块
1、功能简介
功能模块   功能描述  
1)新增合同   按照模板新增合同进入系统  
2)编辑合同   对于现有合同进行修改。  
3)合同终止   对于现有合同进行终止。  
4)合同查询   根据关键字对于系统内的合同进行查询。  
5)到期管理   支持自定义设置到期时间并自动提醒、跟踪  
6)合同审批   按照现有工作流程创建电子化审批流程  
7)合同借阅   按照现有工作流程创建电子化借阅、归还流程  
8)合同移交   按照现有工作流程创建电子化合同移交流程  
 
2、功能截图

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合同管理

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合同新增

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合同查询

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到期合同管理
 
2.3.7项目管理模块
1、功能简介
功能模块   功能描述  
1)新增项目   根据业务需要新增加一个项目。必须按照模板输入相关信息。  
2)项目查询   按照时间,预算,名称等既定规则对于现有项目进行查询。  
3)项目分解   根据项目的实际情况将项目分解成若干任务,并分配责任人。  
4)项目挂起   将暂时无需立即执行的项目进行挂起操作。  
5)项目删除   将已经结束或已经终止的项目删除。  
6)项目情况提交   通过系统将项目内容及时提交。  
 
2、功能截图

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项目管理

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项目新增

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任务管理

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任务进展维护
 
2.3.8房屋租赁模块
1、功能简介
功能模块   功能描述  
房屋信息展示   包括房屋预览,房屋信息等  
房屋信息查询   按照房屋信息  
租金管理   对于现有的租金进行新增,删除,查询,提醒等操作。  
押金管理   对于现有的押金进行新增,删除,查询,提醒等操作。  
报表管理   根据相关规则将现有数据汇总为报表。  
房源管理   对于现有的房源进行新增,编辑,删除,查询等操作。  
客户管理   对于现有的客户进行新增,编辑,删除,查询等操作。  
业主管理   对于现有的业主进行新增,编辑,删除,查询等操作。  
 
2、功能截图

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房屋信息

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租金管理

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押金管理

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收费管理

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统计报表

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基础信息
 
 
 
三、项目收益分析
·  可量化的成本降低
降低行政成本:节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄等基本的行政费用;通过车辆的合理调配和管理节约用车成本;通过统一电子发放如文化手册、规章制度、月刊刊物等资料降低纸质存档管理费用;同时通过行政流程审批间接降低内部来回沟通的隐性成本。
· 广泛的沟通渠道
实现全企业协同工作,除了通过电子化的工作流程将电子信息产业本部与分布全省、分散全国的管理人员、业务人员连接起来以外,还要配合大量现代通讯手段,包括电子邮件、网络视频会议、网上即时通信、网上传真、手机短信等等,使得全电子信息产业职工尽管在物理上分散各地,却在同一个企业信息空间中实现“天涯若比邻”。
·  规范的制度流程管理
通过建设各种行政事务管理功能、各种行政申请、资产管理以及贯穿决策层、管理层到执行层的计划任务管理等系统,让全企业管理层和职工在网上进行各种繁琐的行政工作,布置落实任务,实现“复杂的事情简单化,简单的事情规范化”,从而提高管理的执行力。
·  全面的信息共享
在全企业范围内共享各种通知、公告、大事记,各种文档、社会新闻、行业新闻等,让各职能部门与业务部门即时发布行政业务信息,所有员工第一时间获得所有信息,实现“轻点鼠标信息瞬间传达”。
· 深入的系统集成
随着信息化建设的深入,各大应用系统必然要进行面向用户业务处理过程的整合,除了实现统一登录以外,协同办公系统将与财务系统、CRM系统、ERP系统、BI系统等在业务逻辑与数据层面上进行广泛的整合,满总用户复杂业务自动化处理的需要。同时鉴于协同办公系统的特殊地位与用户使用习惯,协同办公系统将与企业门户系统紧密集成与整合。企业门户系统配合流程再造、流程优化工作,在管理上与技术上,与各大业务系统实现初步的流程整合。门户系统不但融合、内嵌了协同办公系统,还要全面集成各大业务系统,以业务处理为中心,为每项业务将不同系统的相关操作界面统一到一个界面中,应用功能相互联动,底层信息数据共享与交互,保证用户只须关注业务处理而无须分心考虑使用哪些系统、哪些功能模块来处理业务。这种以人为本、围绕着用户的事务与业务,组织安排各个业务系统相互配合、同时提供服务的企业门户系统,才是真正的大“自动化系统”。
·  智能的业务运作
而“自动化”再上一个台阶就是“智能化”,即针对不同用户的知识使用需求来设计与建造全面的知识管理系统,围绕用户处理业务过程自动提供所需要的数据、信息与知识,充分利用用户自己与其他用户在日常工作中沉淀下来的信息与经验。这种软硬件资源整合进一步解放用户受到的限制,最大程度发挥了信息化资源服务业务、服务管理、服务决策的价值。
·  全新的企业文化
信息化推动企业文化整合与改革,协同办公系统能够利用信息化帮助企业统一建设企业文化,使得虹口科投全员上下一心,产生认同感、归属感,集体荣誉感与主人翁精神,达致“齐心”、“同甘共苦”。


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