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OA办公系统选型指南之需求定位是关键

发布时间:2018-01-11 16:19  来源:www.xjshzzy.com   浏览次数

在信息化建设飞速发展的今天,越来越多的企业意识到OA办公系统的重要性。对于初次引入OA系统的企业来说,OA选型着实是一个难题。无论是对企业需求的定位、还是对不同产品的比较,都常常让企业无从下手。

其实,OA选型是有规律可循的,只要抓住技巧,规避误区,就可以选出最适合企业的OA系统。今天,笔者就来为企业OA选型支招,为大家介绍定位办公需求的方法和步骤。

OA办公系统选型指南之需求定位是关键

第一步、成立需求小组

OA系统是供整个企业所共同使用的,其功能应满足绝大部分企业员工的办公需求。想要了解不同岗位员工的需求,单靠一个人的力量是不够的。特别是在大中型企业或专业性较高的企业中,由不同岗位员工共同组成的需求小组更能彻底地归纳出企业的办公需求,做到专业而全面,不遗不漏。

第二步、找出整个企业的核心需求

所谓核心需求,就是企业办公环节中最突出的矛盾,这个矛盾可能是人力资源繁冗的工作,可能是经常无法及时完成的审批单据,甚至可能是部门间沟通不畅,合作困难的问题。企业办公的核心需求是选择OA系统的关键,能最大程度满足企业核心需求的OA系统应该是企业的首选产品。

第三步、汇总各个部门最头疼的问题

一款优秀的OA系统可以一次性解决企业办公的多种问题,在企业办公的各个环节中为员工提供帮助。销售部如何更好地转化客户、行政部如何将管理制度落地、人事部怎样准确地统计绩效考勤等需求都需要被汇总起来。在选定可以满足企业核心需求的几款OA系统后,这些细节性的需求就成了企业二次筛选的标准。

第四步、找同行业成功引入OA系统的案例

知己知彼,百战不殆,同行企业的成功应用案例可以作为企业OA选型的参考。需要注意的是,找案例应找与自己企业发展水平相当的企业,行业龙头企业的办公需求过于复杂,初创企业的需求又过于简单,两者都不具有太多的参考价值。

按照这四个步骤确定企业的需求,就可以做到有条不紊,全面彻底了。除此之外,避免以下两大误区,有助于选型者对OA厂商提出有效的办公需求。

误区一:认为企业只有一个简单的需求

有些企业是在办公中遇到了问题后决定引入OA系统的,他们在OA选型时认为只要解决了当下的问题就可以了。OA办公系统是可以助力企业信息化建设的有效工具,使用单一的系统功能很难充分发挥出OA系统提高企业办公效率的作用,难免大材小用。从长远角度考虑,即使解决了现阶段的办公问题,但是企业在一定时期内还会出现新的问题和矛盾,不如一次性解决。而从资费角度考虑,过于简单的需求和OA系统不菲的价格也是不匹配的。

误区二:我列出的所有需求厂商都要满足

和只有单一需求形成鲜明对比的是,有些企业会给OA厂商一份内容繁多且无比细致的需求单。且不说过于偏门或奇怪的需求OA厂商无法满足,过分细致的需求也会限制OA系统的技术开发,同时更会产生许多不必要的花费。因此,企业在与厂商沟通需求时把握自己的几大核心需求,毕竟提出对核心功能的诉求要远优于执着于所有需求的效果。

一款优秀的OA系统可以提高企业的工作效率,帮企业实现规范的管理。而一个负责任的OA厂商会主动帮助企业完善办公需求。因此,企业在进行OA选型时,应首选优秀厂商的OA产品,并在选型的每一个环节中多与厂商沟通――毕竟在OA办公系统方面他们才是专业的。