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OA干货:协同化办公的七大优势

发布时间:2018-01-13 12:51  来源:www.xjshzzy.com   浏览次数

  前几年,OA软件领域经常被业内人士提及的“信息孤岛”、“应用孤岛”等名词时下出现的频率少了很多,的确,互联网科技的融入让协同OA的概念越来越成熟。不过,面对OA软件的转型,许多企业用户对协同OA所带来的改变还不是十分清晰,超过三成的企业用户认为OA系统产品功能同质化,然而市场中如华天动力、致远、泛微等OA软件的表现告诉我们:其实不然。

  应该来讲,发展相对成熟的企业是最早感受到OA软件为工作带来效率和动力体验的,但是,据业内人士表示,还有很多企业认为OA系统产品仅是帮助企业实现办公自动化的工具,并没有意识到协同化办公的优势在哪里?针对这一点,记者通过对具有工作流优势的华天动力、设计多元的泛微等OA品牌进行调查,得出七大优势的总结:

  门户空间的扩大

  一般而言,传统OA产品在功能上很少涉及到空间的操作,它仅是一个提供工作管理的平台。而协同OA产品可以支持用户自定义的人事空间、财务空间、销售空间、项目空间等各类功能操作,甚至可以支持嵌入其他外部页面的技术。“这样一来,其实是打破了传统OA软件仅限于简单流的弊端。”华天动力市场总监陈先生这样分析到。

  沟通交流的拓展

  正如陈先生所言,协同化OA不限于简单流,而是搭建出一个多人沟通、共享、协同办公一起的平台。在这样的平台下,是通过一定的流程设置来实现的。以华天动力OA来说,工作流管理专家的称号名副其实,它是一个全面支持企业日常办公的行政、人事、财务、业务应用等各类模块的智慧平台,如可以让企业用户进行各类审批流程自定义、审批表单自定义、支持固定流程、自由流程、以及自动根据条件判断流程走向,像流程中的加签、减签、会签等都可以自由支配。对此,业内人士称,传统OA一定程度上仅限于内部沟通,但是留档麻烦、追溯困难、工作交办难以跟踪等弊端一直存在,这样的沟通交流在协同OA中是有质的改变的。

  组织管理的延伸

  事实上,协同OA做到了门户空间的扩大和沟通交流的拓展后,是对组织管理的延伸。在协同OA软件的应用中,企业用户可以进行跨单位、跨部门的写作,同时支持各单位独立的管理系统、用户创建群组等,这样在集团组织架构方面给予了很大的可操作空间。

  工作目标的促进

  一定程度上,并不是说协同OA由于自身的协同性提高工作效率才促进工作目标的实现,而是在协同OA的平台,企业用户可以进行制定工作目标、分配工作任务并且反馈工作进度以及情况,查看任务进度等操作,在这样细节性的实质应用中来促进工作目标的快速实现。因此,协同OA在这一点上相比传统OA来说,是最受用户认可的。

  文化建设的拉动

  在华天动力市场总监陈先生看来,拉动企业文化建设是OA软件厂商们应该在设计研发中考虑的元素,功能上促进企业的基础文化建设,这对于用户的整体应用效果都具有“点石成金”的作用。“仔细想想,如果企业通过OA软件的应用,形成了适合自身发展的操作习惯,其实也是一种企业文化体系的形成,这时OA软件的基础作用是关键的。”陈先生告诉我们。的确,在协同OA软件的功能上,用户可以通过系统建立企业文化墙、向单位发起新闻、公告或内部调查论坛等自身需要的文化应用,操作顺利的话很快会有一套成型的文化建设体系。

  信息知识管理的完善

  对于OA软件的应用来说,信息的传递多数是非结构化的,需要以WORD、EXCEL、图片等文档资料为主的载体。但是,传统OA软件只能保证信息产地的完整性,却不能直接提取应用,更不能进行统计和分析。而协同OA软件不同,它具有强大的应用功能。在这方面,华天动力三大优势之一全面的报表工具发挥了重要的作用。它在文档管理方面拥有国内最领先、最好用的报表工具,可以轻松自定义各种类型的表单和报表格式,实现数据汇总分析,生成各种报表和视图,为领导层的科学决策提供精准的数据支撑。与此同时,华天动力OA可以自定义与第三方系统的数据整合,实现数据交换和共享,通过协同办公平台集中展示给领导者查阅。这样一来,信息知识的管理上不再有屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。

  审批流程的控制

  不可否认,企业工作中审批流程是整个发展中的重点,而今当下企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性,这时更需要注重避免在审批流程中的失误。而协同OA恰恰可以有效控制审批流程的节奏。如华天动力的工作流智慧流程管理,它并非只限于审批流程,而是BPM(流程管理),是一个开放的业务建模工具,意味着你可以用这个工作流引擎去搭建各项业务管理流程,实现办公流程和业务流程的统一管理和持续优化。